Manejo de Documentos

M-Files

Esta plataforma web inteligente de gestión de información:

M-Files es una plataforma versátil de gestión de información y documentos que ofrece una variedad de tipos de tareas y funcionalidades para ayudar a las organizaciones a administrar su contenido de manera eficiente.

Gestión de Documentos

M-Files permite almacenar, organizar y gestionar documentos de manera eficaz. Puedes cargar documentos, asignarles metadatos, realizar búsquedas avanzadas y mantener un control de versiones.

M-Files admite la automatización de procesos empresariales mediante flujos de trabajo personalizables. Puedes crear flujos de trabajo para gestionar la aprobación de documentos, la revisión de contenidos y otros procesos específicos de tu organización

Los metadatos son atributos que se asocian a los documentos y facilitan la clasificación y búsqueda de información. M-Files permite definir campos de metadatos personalizados y asignarlos a documentos para una organización eficiente.

La función de búsqueda avanzada de M-Files facilita la localización rápida de documentos y datos utilizando metadatos, palabras clave, consultas complejas y más.

Puedes configurar permisos de acceso para documentos y carpetas, lo que garantiza que solo las personas autorizadas puedan ver o editar información confidencial.

M-Files realiza un seguimiento de las diferentes versiones de un documento y permite acceder a versiones anteriores si es necesario. Esto es especialmente útil en entornos donde se actualizan documentos con frecuencia.

M-Files es útil para mantener registros y documentos que deben cumplir con regulaciones específicas. Proporciona capacidades de auditoría y seguimiento para cumplir con los estándares de cumplimiento.

Los equipos pueden colaborar en documentos en tiempo real utilizando M-Files. Pueden agregar comentarios, asignar tareas y realizar discusiones relacionadas con los documentos.

M-Files permite configurar notificaciones y alertas automatizadas. Por ejemplo, puedes recibir una notificación cuando se te asigna una tarea en un flujo de trabajo o cuando un documento alcanza una fecha de vencimiento.

M-Files se integra con una variedad de aplicaciones empresariales, como Microsoft Office, SharePoint y sistemas de gestión empresarial (ERP), lo que facilita la conectividad y la transferencia de datos.

Puedes acceder y gestionar documentos desde dispositivos móviles utilizando las aplicaciones móviles de M-Files, lo que permite la movilidad en la gestión de documentos.

M-Files ofrece capacidades de generación de informes y análisis que permiten evaluar el rendimiento de procesos, el uso de documentos y otros aspectos importantes de la gestión de información.

Casos de Uso

Industrias y Sectores

M-Files se utiliza en una amplia gama de industrias y sectores para mejorar la gestión de documentos y la colaboración dentro de las organizaciones.

Por lo tanto, es una solución popular para aquellas empresas que buscan mejorar su eficiencia en la gestión de información y documentos.

Gestión de Documentos Legales

Despachos de abogados utilizan M-Files para:

  • Organizar Contratos
  • Documentos Legales
  • Correspondencia
  • Registros de Clientes
  • Seguimiento de los Plazos
  • Controlar las versiones de los documentos
  • Gestionar el acceso seguro a información confidencial

Gestión de Proyectos de Construcción

Empresas de construcción utilizan M-Files para:

  • Administrar planos, especificaciones, permisos y registros de seguridad
  • Establecer flujos de trabajo para la aprobación de cambios en el proyecto
  • Garantizar que los miembros del equipo tengan acceso a la información más actualizada.

Administración de Recursos Humanos

Los departamentos de recursos humanos de las empresas emplean M-Files para:

  • Gestionar documentos relacionados con la contratación, capacitación, evaluaciones de desempeño y nóminas.
  • Facilitar el cumplimiento de normativas y la gestión eficiente de los expedientes de los empleados.

Gestión de Calidad en la Fabricación

Empresas de fabricación utilizan M-Files para:

  • Mantener registros de calidad, procedimientos, manuales de producción y documentación de control de calidad.
  • Automatizar procesos de revisión y aprobación para garantizar la conformidad con las normas de calidad.

Gestión de Registros Médicos

Hospitales y clínicas utilizan M-Files para:

  • Administrar registros médicos electrónicos (EMR)
  • Mantener un registro organizado de historiales de pacientes
  • Registro de recetas, informes de laboratorio y otros documentos médicos importantes.

Gestión de Proyectos de Investigación Científica

Instituciones académicas y organizaciones de investigación emplean M-Files para:

  • Administrar documentos de investigación
  • Colaborar en proyectos
  • Mantener registros de datos
  • Facilitar la colaboración entre investigadores
  • Garantizar la integridad de los datos

Administración de Contratos Empresariales

Las empresas pueden utilizar M-Files para:

  • Gestionar contratos con clientes, proveedores y socios comerciales
  • Recordar automáticamente las fechas de vencimiento
  • Simplificar la búsqueda de cláusulas específicas
  • Mejorar la gestión de los contratos

Gestión de Contenido Web

Sitios web y equipos de marketing pueden usar M-Files para:

  • Organizar y aprobar contenido web, como blogs, imágenes y videos
  • Asegurar la coherencia en la presentación de contenido en línea
  • Acelerar el proceso de publicación

Gestión de Propiedades Inmobiliarias

Empresas de bienes raíces utilizan M-Files para:

  • Gestionar contratos de arrendamiento
  • Registros de propiedad
  • Registro de inspecciones y documentos relacionados con propiedades
  • Facilitar la búsqueda y recuperación de información cuando se necesita

Gestión de Registros Gubernamentales

Agencias gubernamentales utilizan M-Files para:

  • Administrar registros públicos
  • Administrar permisos, solicitudes y documentos de cumplimiento
  • Mejorar la transparencia y la eficiencia en la gestión de documentos públicos
Proceso de Gestión de Documentos

Flujo de Trabajo en M-Files

A continuación, un ejemplo de cómo utilizar M-Files para gestionar un proceso de flujo de trabajo, como el procesamiento de documentos que pasan por varias etapas con tareas asignadas y notificaciones en caso de retrasos

1. Recepción de Documentos
Una persona en la "Mesa de Entrada" recibe un documento y lo carga en M-Files en la carpeta designada para documentos entrantes
La persona en la "Mesa de Entrada" asigna metadatos iniciales al documento, como la fecha de recepción y el tipo de documento. Esto ayuda a clasificar y rastrear el documento
Se inicia un flujo de trabajo automatizado en M-Files tan pronto como se carga el documento en la carpeta de entrada. El flujo de trabajo está diseñado para administrar el proceso de revisión y aprobación del documento
El documento se asigna automáticamente a un revisor designado. Esta persona puede acceder al documento, leerlo y agregar metadatos adicionales si es necesario, como el estado de revisión
Si la persona en la etapa de revisión inicial no completa su tarea dentro de un período de tiempo especificado, el sistema de M-Files puede enviar una notificación automática por correo electrónico al supervisor o al equipo de control de calidad, indicando que la tarea se está retrasando.
Una vez que se completa la revisión inicial, el documento avanza al siguiente paso del flujo de trabajo, que podría implicar una segunda revisión, aprobación o cualquier otra acción necesaria.
Durante cualquier etapa del flujo de trabajo, los usuarios pueden agregar documentos relacionados o actualizaciones relevantes según sea necesario. Estos documentos adicionales se pueden vincular al proyecto en curso.
Cuando se ha completado todas las etapas del flujo de trabajo y se han cumplido todos los requisitos, el documento se marca como "Completado" y se archiva de manera adecuada en M-Files.
El sistema de M-Files registra el tiempo que llevó completar cada etapa del flujo de trabajo y proporciona informes sobre el rendimiento del proceso de gestión de documentos. Esto permite la identificación de cuellos de botella y la optimización continua del flujo de trabajo.